Een centrale plek voor ZPM-informatie

Samen voor een neutrale overgang naar het ZPM

Op deze website vind je per onderwerp de belangrijkste informatie en vragen. Heb je een vraag of zoek je informatie? Kijk dan eerst of je vraag hier al wordt beantwoord. Uiteraard zijn we beschikbaar als er vragen zijn. Als centraal contactpersoon voor het ZPM is Chrissy Braat beschikbaar. 

Het ZPM-projectteam, 

Chrissy, Debbie, Eefje, Hanneke, Jeffrey, Jeannette, Marieke, Pien & Roomana


 

Agendavoering

Agendasjablonen

Standaard wordt dat alle behandelaars tussen 13u-14u hun agenda vrij houden van cliëntafspraken. Dan kun je elkaar makkelijk treffen voor overleg, of je hebt tijd voor andere indirect cliëntgebonden taken. Er zijn per beroepsgroep agendasjablonen gemaakt, om een beeld te krijgen bij hoe dit er voor jou uit ziet. Deze sjablonen kun je [hier] vinden.

Rondom een intake wordt er standaard uitwerktijd gepland direct na de intake voor de psycholoog. De regiebehandelaar hoeft geen verslag te leggen.

Afspraken worden gepland op het hele of het halve uur, in principe niet op het kwartier.

45 of 60 minuten behandeling: de behandelaar is vrij. Bij het plannen van 45 minuten valt er i.c.m. de planning op hele en halve uren altijd een kwartier indirect. Behandelaar is zelf verantwoordelijk voor het behalen van de productienorm. Ofwel 60 minuten met aansluitend een volgend direct contact, ofwel 45 minuten met 15 min daartussen.

Indirecte tijd

Indirecte tijd hoef je niet te registreren. De indirecte activiteiten die relevant zijn voor het dossier, bijvoorbeeld het bellen van de huisarts, leg je wel vast in het dossier. Deze activiteiten plan je dagelijks tussen 13 en 14. Ook kun je je dag starten en/of eindigen met 15-30 minuten indirect. Als je dan een mail aan een cliënt beantwoord of een cliënt belt, kun je deze zorg declareren als ongeplande zorg. Zie ook de agendasjablonen.

Cliëntbespreking/MDO/CB

Dit is geen directe cliënttijd. Het wordt niet gedeclareerd maar zit verdisconteerd in tarief van directe prestaties.

In setting 3 (SGGZ) is een MDO verplicht, de psychiater of KP moet onderdeel zijn van het MDO.

Iedereen neemt wekelijks deel aan 1 MDO. Het MDO duurt een uur. De agenda is van tevoren bekend en afhankelijk daarvan wordt de tijd eventueel aangepast. De teamleider verzorgt de structurele MDO indeling. Het MDO vindt plaats van 13-14.

LET OP: als een cliënt aanwezig is bij een MDO dan kan/mag je hier een behandelconsult of diagnostiekconsult van maken of plannen. Het is dan namelijk directe tijd.

Werkbegeleiding

Volgt zo snel mogelijk.

Beoordelen consult: diagnostiek of behandeling?

Zie onderstaande tabel voor een richtlijn:

Type consult

Tijdseenheid

Soort contact

Diagnostiek

5 of 15

Toesturen vragenlijsten door behandelaar met zorginhoudelijke toelichting, kort contact tussen zorgverlener en cliënt.

 

30

Telefonisch uitvragen n.a.v. vragenlijst, aanvullende screening in aanmeld/behandelproces, aansluiten RB

 

45-60

Eventueel tweede of derde intakegesprek en/of adviesgesprek, bespreken behandelplan

 

60-75-90

Alle intakegesprekken bij iedere discipline, ook als de cliënt al in een behandelfase zit bij een andere discipline. Bijv. de cliënt komt gedurende de behandeling op intake bij diëtiste, psychiater, vaktherapeut. Meerdere intakegesprekken om te komen tot beeldvorming en voldoende richting voor het behandelplan is toegestaan.

  • crisistaxatie/suïcide inschatting
  • verrichten testdiagnostiek
  • intake systeemtherapie, intake vaktherapie
  • adviesgesprek/bespreken behandelovereenkomst
  • (zie voorbeelden bijlage 1)
 

 

Vanaf 120 min

Zo veel mogelijk beperken, maar uitgaan van de richtlijnen van de specifieke tests.

Behandeling

5

Kort  zorginhoudelijk contact  tussen zorgverlener en cliënt. Voorbeeld: telefonisch contact tussen zorgverlener en cliënt over hoe het gaat.

 

15

Kort zorginhoudelijk contact tussen zorgverlener en cliënt (voorbeeld: beeldbellen, eHealth, enz.), mailcontact, of telefonisch consult, online contact eHealth, gezamenlijk MDO met behandelteam, aansluiten regiebehandelaar.

 

30

eHealth behandelcontact, nazorg, medicatie-controle, follow up behandelcontact, beeldbellen, aansluiten regiebehandelaar

 

45-60

individuele psychotherapie. Bij contact 60 minuten leg je gezamenlijk met cliënt het verslag vast.

 

75-90-120

Mogelijk in uitzonderlijke situaties/kortdurend (crisisinterventie, EMDR in bijzondere gevallen).

 

Vanaf 120 min

In uitzonderlijke gevallen, zo veel mogelijk beperken.

 

Afspraken

Afspraken plannen: wie doet wat?

  • Intake en behandelevaluaties: deze worden gepland door het secretariaat.
  • Reguliere afspraken: Er loopt een pilot om de baliemedewerkers te laten ondersteunen bij het plannen van afspraken. Middels een mailsjabloon dien je als behandelaar aan te geven wat voor afspraken er gepland moeten worden (diagnostiek, behandeling, tijdsduur, frequentie). De balie plant dit direct, of bij drukte wordt de cliënt later teruggebeld om afspraken door te plannen. De pilot is bedoeld om te testen of het goed werkt en om eventuele kinderziektes op te lossen. We informeren je over het vervolg.
  • Efficiënt plannen: We plannen op hele en halve uren, uitzonderingen daargelaten (bijv. psychiaters met belcontacten van 15min). De secretaresses, telefonistes en baliemedewerkers worden geïnstrueerd om de agenda sjablonen te volgen en efficiënt te plannen.

Welke afspraaksoorten hanteren we?

Er zijn (door ons zelf) in de loop van de jaren heel veel afspraaksoorten ontstaan. De komst van het ZPM willen we aangrijpen om met een schone lei te starten. Vanaf 1 januari zijn de volgende afspraaksoorten beschikbaar:

  • Intake (60)
  • Diagnostiek (5-15-30-45-60-75-90-120)
  • Behandeling (5-15-30-45-60-75-90-120)
  • Groepsbehandeling (per half uur 1 consult)
  • Indirect cliëntgebonden werkzaamheden
  • MDO
  • Particuliere zorg
  • Niet-cliëntgebonden werkzaamheden

Let op: dit is een concept. Mogelijk komen er nog enkele afspraaksoorten bij. Ook hangt het af van de wijze waarop Medicore het ZPM inricht, dat weten we nog niet.

Overgangssituatie: plannen van afspraken in december voor 2022

Je kunt gewoon de huidige afspraaksoorten nog gebruiken. Let op de directe tijd die je invoert bij het plannen. Wij converteren deze afspraken naar diagnostiek of behandeling.

Hoe gaan we om met groepsconsulten?

Groepsconsulten worden gepland in 60-90-120 minuten, waarbij de registratie wordt verricht als 30 minuten ‘groepsconsulten’.

Vanaf het ZPM gaan we de groepen iets anders insteken, door te werken met inloop en uitloop. We leggen dit uit aan de hand van een voorbeeld:


Voorbeeld:

Bij een groep die van 9-10.30 uur gepland staat, gaan we als volgt werken:

  • 8.30: behandelaars bereiden de groep inhoudelijk voor.
  • 8.45: minimaal 1 behandelaar is al aanwezig in de groepsruimte, spullen klaarzetten en voorbereiden. Andere behandelaar is daar ook bij of kan nog buiten de ruimte zaken voorbereiden.
  • Vanaf 8.45 kunnen cliënten inlopen.
  • 9.00: programma start
  • 10.30: programma eindigt, cliënten kunnen gaan of nog gebruik maken van de uitloop. 1 behandelaar verlaat de groepsruimte om te gaan registreren, 1 behandelaar blijft in de ruimte beschikbaar voor de uitloop.
  • 10.45: einde uitloop, behandelaar heeft nog een kwartier om af te ronden.


Op deze manier kunnen we voor een groep van 1,5 uur, 4x30 minuten groepsconsult declareren. Dit geeft ruimte aan de behandelaars om van 8.30-11.00 uur aan de groep te besteden (inclusief indirect).

Registratie: na afloop van de groep registreer je per half uur hoeveel mensen er aanwezig waren. Het zal niet vaak voorkomen dat een deelnemer de groep halverwege verlaat.


Voorbeeld:

Stel dat je start met 8 deelnemers en om 10 uur verlaat iemand de groep, dan registreer je:
 

  • 8.45u - 9.15u: 8 deelnemers
  • 9.15u - 9.45u: 8 deelnemers
  • 9.45u - 10:15u: 8 deelnemers (je mag zelf het peilmoment kiezen binnen het half uur)
  • 10.15u - 10.45u: 7 deelnemers

No shows & ongeplande zorg

Hoe om te gaan met no shows en laat (maar >24 uur vooraf) geannuleerde afspraken

Hoe gaan we om met no shows en laat (maar ruimer dan 24 uur vooraf) geannuleerde afspraken?

We hebben vastgesteld dat er in 2021 wekelijks zo’n 5% van de directe cliëntgebonden afspraken kort tevoren wordt afgebeld door cliënt of de cliënt verschijnt niet (no show). Dat is ongeveer 1 uur per week per behandelaar. In de DBC-tijd kon je dit ‘productieverlies’ opvangen door een verslag/brief of andere indirecte cliëntgebonden werkzaamheden uit te voeren. In het ZPM kan dat niet. Als in 2022 dezelfde 5% van alle afspraken niet opgevangen wordt door andere directe tijd, dan kost dat naar schatting tussen de €500.000-€800.000,- aan opbrengsten op jaarbasis (!!!).

Als een afspraak kort tevoren wordt afgezegd, dit soort werkzaamheden uitvoeren:

  • In (laten) plannen reguliere behandeling;
  • Telefonische contacten met cliënten in lopende behandeling (bijvoorbeeld die aan een groep deelnemen);
  • Feedback geven in Minddistrict;
  • Emailcontact met cliënten.
  • Andere ongeplande zorg uitvoeren

Wat is ongeplande zorg?

Voorbeelden:

  • Cliënt belt naar secretariaat en wil teruggebeld worden door behandelaar
  • huisarts wil contact
  • collega-zorginstelling wil overleg
  • collega-intern wil overleg

Hoe hou ik in mijn agenda rekening met ongeplande zorg? En hoe registreer ik dit?

  • Dagelijks tussen 13u en 14u en tijdens de cliëntgebonden afspraken die op het laatste moment of kort tevoren worden afgezegd.
  • Als je in jouw functie veel te maken hebt met korte telefonische/mailcontacten, kun je bijv. ook wekelijks een uur reserveren voor deze werkzaamheden en in de loop van de week alle cliënten die je wil bellen/mailen in deze afspraak toevoegen. Je blijft zelf verantwoordelijk voor het behalen van je productienorm. Kijk dus of dit reëel is in jouw functie/takenpakket!

Hoe registreer ik ongeplande zorg?
Ongeplande zorg registreer je op basis van gerealiseerde tijd. Dus bijvoorbeeld als behandelcontact 5 of 15 minuten.

Nieuw intakeproces

Waarom wordt de intakestructuur aangepast?

  • Doordat er vaste koppels zijn en er altijd een regiebehandelaar aansluit komt het regelmatig voor dat de regiebehandelaar minder ruimte heeft in de agenda dan een basispsycholoog. Bijvoorbeeld bij nieuwe medewerkers die caseload op moeten bouwen vormt dit een knelpunt.
  • De korte MDO’s met de psychiater zijn lastig om in te plannen gezien de drukke agenda’s van de psychiaters. Bovendien worden deze kwartiertjes niet volgens een vaste structuur ingepland waardoor de agenda als ‘rommelig’ wordt ervaren. In het nieuwe kwaliteitsstatuut constateren we voorlopig dat deze MDO’s niet langer verplicht zijn.
  • Er wordt weinig gewerkt met vaste intake-opties. Het komt heel regelmatig voor dat er last minute intakes worden doorgegeven aan het secretariaat waardoor het plannen als een race tegen de klok wordt ervaren.
  • Het secretariaat ervaart de cliënten als steeds mondiger en veeleisender. De intake-opties die worden aangeboden worden geweigerd of worden weer afgezegd. Het feit dat een intake-optie gepaard gaat met een vast adviesgesprek, bemoeilijkt het plannen.

Hoe gaat het proces er uit zien?

  • De duo-intake blijft bestaan. De regiebehandelaar sluit in de SGGZ/setting 3 de gehele intake (60 minuten) aan. De basispsycholoog krijgt nadien nog 30 minuten ingepland voor verslaglegging (voor de intake kan dit nog zonder cliënt). Indien een regiebehandelaar een eigen intake doet, wordt er ook 60/30 ingepland. In de GBGGZ/setting 2 wordt voor de regiebehandelaar 30 minuten gepland om aan te sluiten (ipv de hele intake).
  • De duo samenstelling wordt flexibeler. Dit betekent dat je bijvoorbeeld een voorkeurs duo hebt maar dat je ook gekoppeld wordt aan een selecte groep andere collega’s. Dit om het plannen efficiënter en gemakkelijker te maken. De teamleiders kijken op basis van rooster en teamindeling welke duo’s er mogelijk zijn.
  • Elke regiebehandelaar/psycholoog krijgt op de werkdagen waarop zij in de ochtend werken in de agenda een blok van 09:00u tot 11:00u met ruimte voor intakes. 
  • Er is bij het secretariaat een richtlijn bekend voor het aantal intakes per collega, dit is het uitgangspunt waarmee gewerkt wordt. De teamleiders kijken op basis van taakstelling en dienstverband wat voor iedere collega de richtlijn wordt.
  • Er wordt ruim vooruit gepland door het secretariaat. Het doel is dat er 6 weken vooruit wordt gepland. Hierbij wordt de regel:

Staat er 4 weken vooraf geen intake in je agenda tijdens het blok, dan mag je het blok gebruiken voor reguliere behandelafspraken.

  • Cliënten worden per brief uitgenodigd voor een intake, 6 weken voor de datum. Er wordt een afsprakenspreekuur gepland en gecommuniceerd in de brief. Cliënt krijgt vervolgens 2 weken de tijd om telefonisch contact op te nemen met het afsprakenspreekuur om de intake te verzetten.
  • Cliënten krijgen enkel de uitnodiging voor een intakedatum. Het adviesgesprek mag naar eigen inzicht met cliënt worden ingepland. Hier kunnen eveneens de intakeblokken in de agenda voor worden gebruikt. Behandelaren kunnen desgewenst het secretariaat vragen om vervolgafspraken in te plannen.
  • De MDO’s met de psychiater zijn vooralsnog niet meer verplicht (dit volgens het nieuwe kwaliteitsstatuut) en worden niet standaard meer ingepland. Op indicatie is het mogelijk om het vrije blok van 13:00u tot 14:00u te gebruiken om de psychiater of een andere collega te consulteren.
  • Er wordt een bedrag in rekening gebracht bij no-show, ook voor de intake. Hiermee willen we de drempel verhogen voor de cliënt om last minute af te zeggen.
  • Wanneer een afspraak wordt afgemeld, zijn er een aantal opties om de tijd goed in te vullen, die declarabel zijn. Dit is beschreven bij ‘hoe gaan we om met no shows’.

Lopende zaken - nog niet concreet

Bij de lopende zaken vind je informatie waar je nu nog niets mee hoeft. Kijk het gerust door en als je vragen hebt, stel ze. Zodra er meer bekend is of de plannen concreter worden, dan vullen we de informatie aan en zetten we het onderwerp op een andere plek op deze website.

Borgen van multidisciplinariteit

Uit de werksessies kwamen hierover meerdere ideeen, zoals: 

  • Het verzorgen van periodieke trans-diagnostische themabijeenkomsten door ervaringswerkers over herstel en zelfmanagement en door SPH over minder piekeren.
  • De intakefase multidisciplinair inrichten voor (een deel van) de cliënten, door ook een screening van een half uur met de systeemtherapeut of de verpleegkundig specialist aan te bieden.

Dit is nog in uitwerking. Later meer hierover!

Standaardiseren van zorgtrajecten waar mogelijk

In een aantal sessies kwam naar voren dat (waar kan) standaardiseren van zorgtrajecten handig is om binnen de kaders van het ZPM te kunnen werken. Daarnaast geeft het overzicht voor de behandelaren en is het mogelijk om heldere kaders te schetsen richting de cliënt over wat hij/zij kan verwachten van het zorgtraject. Standaardisering maakt het ook planbaarder om regiebehandelaar (en andere collega’s) te laten aansluiten bij een consult. Dit draagt dan weer bij aan de kaders van het ZPM en de kwaliteit van de zorg.

Deels is dit uitgewerkt, bijvoorbeeld rondom de intake en behandelevaluaties. We verwachten dat we in de GB/setting 2 ook een zorgpad kunnen definiëren, dat volgt later. Met team diagnostiek staat een sessie gepland om ook de diagnostiek te structureren op een manier die aansluit bij het ZPM.

Productiviteit: informatie over toekomstige productiviteit

Omdat we zien dat er een flink gat te dichten is, en geplande zorg in principe gelijk staat aan declaratie, gaan we de eerste maanden ook de productiviteit ‘in het vooruit’ meedelen op medewerkersniveau. Zodat je niet achteraf hoort dat je productiviteit te laag was, maar dit al vooraf al weet en hier nog op kunt handelen.

Werkinstructies registreren van afspraken en verslag leggen na een afspraak

De nieuwe ZPM module in Medicore wordt 21 december gereleased. Voordien zien wij wel wat conceptversies, maar die kunnen nog veranderen. In de periode tussen 21 dec en 1 januari zorgen wij voor werkinstructies. Die liggen met printscreens etc. klaar op alle werkplekken op 1 januari, en zijn beschikbaar online via het handboek.

Scholing Zorgvraagtypering en registratie

Op 10, 11 en 12 januari zijn er scholingen gepland. Die gaan in ieder geval over de basis registratie van zorg in Medicore. Daarnaast is er nog scholing op het gebied van zorgvraagtypering nodig. We zijn in afwachting van een landelijke scholingsmodule, die eind november beschikbaar komt. We vragen je om 10, 11 of 12 januari aan te sluiten op de eerste dag dat je werkt die week. We gaan uit van een teamsmeeting.

Overgangssituatie voor zorgstraatcliënten

Op welke manier deze cliënten in zorg kunnen blijven na 1-1-2022 is vooral een onderhandeling tussen huisartsenorganisaties en zorgverzekeraars. We verwachten een overgangsregeling maar de details hiervan zijn nog niet bekend. Team GBGGZ wordt hierover met regelmaat bijgepraat.

Bedrijfsvoering

Na een lange stilte bij zorgverzekeraars komt de zorginkoop nu op gang. Met de meeste grote partijen zijn we in overleg, met de kleinere partijen zijn al enkele overeenkomsten gesloten. De liquiditeitspositie van Apanta is -i.v.m. niet kunnen declareren in het eerste kwartaal- onderdeel van deze gesprekken. Omdat zorgverzekeraars tot nu toe nauwelijks bereid zijn bij te dragen, of zelf hun beleid nog niet hebben gevormd, gaan we ook in overleg met onze huisbankier. Dit moet ervoor zorgen dat Apanta het eerste kwartaal voldoende liquide blijft om de continuïteit te garanderen. We verwachten dat dit - linksom of rechtsom - goed komt.